Comment rédiger un cahier des charges ERP : Nos conseils

1. Identification des besoins de l'entreprise

C'est la première et peut-être l'étape la plus cruciale. Elle implique d'identifier et de comprendre les besoins et les attentes de l'entreprise pour le futur système ERP. Elle se décompose en plusieurs actions :

Comprendre le contexte et l'environnement de l'entreprise

Il s'agit ici de saisir la nature de l'activité de l'entreprise, ses spécificités, le secteur dans lequel elle évolue, sa taille, sa culture, ainsi que ses enjeux stratégiques.

Interview des parties prenantes

Les acteurs clés de l'entreprise doivent être consultés pour recueillir leurs points de vue et comprendre leurs problématiques. Cela peut inclure la direction, les chefs de service, le chef de projet et les utilisateurs finaux

Analyse des systèmes en place

Il s'agit de comprendre les outils, logiciels et systèmes actuellement utilisés dans l'entreprise, leurs forces, leurs faiblesses, leurs limites et les problèmes qu'ils posent.

Définition des objectifs du projet ERP

Sur la base de toutes ces informations, l'entreprise doit définir quels sont les objectifs qu'elle poursuit avec l'implémentation de l'ERP. Cela peut inclure l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, l'obtention d'une meilleure visibilité sur les activités, l'optimisation des coûts, l'amélioration de la qualité du service, etc...

2. Analyse des processus et flux existants

C'est une phase d'observation et de compréhension des différentes opérations qui se déroulent au sein de l'entreprise. Cette étape se subdivise en plusieurs actions :

Cartographie des processus actuels

Il s'agit de dresser un panorama complet des processus en place dans l'entreprise. Cette cartographie met en évidence les étapes de chaque processus, les acteurs impliqués, les outils utilisés et les interactions entre les différents processus.

Identification des flux de travail

Cette action porte sur l'analyse des flux d'information, de produits ou de services au sein de l'entreprise. Cela implique de comprendre comment les éléments circulent d'un processus à un autre, quels sont les délais, les volumes et la qualité attendue.

Analyse des points de douleur (pain points) et des goulots d'étranglement

Une fois que les processus et les flux de travail sont bien compris, l'étape suivante consiste à identifier les problèmes existants. Cela peut être des retards, des erreurs, des redondances ou toute autre inefficacité dans les processus actuels.

Identification des opportunités d'amélioration

Enfin, cette phase d'analyse vise également à identifier les opportunités d'amélioration, c'est-à-dire les points où l'ERP pourrait apporter une valeur ajoutée, comme l'automatisation de certaines tâches, la réduction des erreurs, ou l'amélioration de la traçabilité.

3. Expression détaillée des besoins

Après avoir compris les besoins de l'entreprise et analysé les processus existants, ces informations sont formalisées et exprimées en termes clairs et précis. Elle se décompose en plusieurs parties :

Liste des fonctionnalités requises

Pour chaque processus et flux identifié, nous devons définir les fonctionnalités souhaitées pour l'ERP. Cela peut inclure l'automatisation de certaines tâches, l'intégration avec d'autres systèmes, la production de rapports spécifiques, etc.

Hiérarchisation des besoins

Tous les besoins n’ont pas la même priorité pour l'entreprise. Certains seront essentiels pour le fonctionnement quotidien, tandis que d'autres pourraient être considérés comme des "plus" agréables à avoir. Nous devons donc hiérarchiser ces besoins en fonction de leur importance pour l'entreprise.

Description des utilisateurs et de leurs rôles

Pour chaque besoin identifié, il faut définir qui seront les utilisateurs du système, quels seront leurs rôles et quelles actions ils devront être capables de réaliser.

Définition des critères de réussite

Enfin, pour chaque besoin, il faut définir les critères qui permettront de mesurer si le besoin a été correctement satisfait. Ces critères de réussite peuvent inclure des éléments quantitatifs (temps de traitement réduit de x%, taux d'erreur réduit de y%, etc.) ou qualitatifs (meilleure visibilité sur le processus, meilleure satisfaction des utilisateurs, etc.).

4. Identification des contraintes

Il est crucial de comprendre les limitations qui pourraient affecter la mise en œuvre de l'ERP. Cette étape comprend plusieurs aspects:

Contraintes techniques

Cela concerne les aspects liés à l'infrastructure informatique existante de l'entreprise. Par exemple, des systèmes existants doivent ils être intégrés à l'ERP (développement spécifique) ? Quelles sont les exigences en matière de stockage de données (dans quel pays la base de données doit-elle se situer…) ? Y a-t-il des normes de sécurité à respecter ? Quel est le niveau de compétences informatiques des utilisateurs finaux ?

Contraintes budgétaires

Quel est le budget disponible pour le projet ? Ce budget doit-il couvrir uniquement l'intégration de l'ERP, ou doit-il également inclure la formation, le support, la maintenance, etc. ?

Contraintes temporelles

Quel est le calendrier prévu pour le projet ? Y a-t-il des échéances spécifiques à respecter (par exemple, une date de fin d'exercice fiscal) ?

Contraintes humaines

Combien de personnes sont disponibles pour travailler sur le projet ? Quel est leur niveau de compétences et de connaissance de l'ERP ? Quel est le niveau de résistance au changement à anticiper ?

5. Rédaction du cahier des charges ERP

Alors, nous sommes enfin arrivés à la grande étape : la rédaction du cahier des charges ERP. Vous vous demandez peut-être comment tous ces éléments préparatoires vont s'imbriquer, n'est-ce pas ? Eh bien, voyons ça ensemble.

À ce stade, toutes les informations précieuses que nous avons recueillies sont utilisées pour rédiger un cahier des charges détaillé. Ce document est un peu comme la carte au trésor de votre projet ERP. Il doit être clair, complet et servir de guide pour toute la durée du projet.

Le cahier des charges ERP va détailler les besoins et les attentes de votre entreprise, la liste des fonctionnalités requises, les contraintes techniques, budgétaires, temporelles et humaines. C'est l'aboutissement de tout le travail préparatoire.

Ce document précieux va guider votre entreprise et l'intégrateur ERP tout au long du projet. Il va garantir que le logiciel ERP sera parfaitement adapté à vos besoins et attentes, tout en respectant vos contraintes.

6. Validation du cahier des charges ERP

Alors, nous y voilà! Après ce parcours intense et fructueux, nous arrivons à l'étape finale : la validation du cahier des charges ERP. Mais qu'est-ce que cela implique?

• Révision globale : Tout d'abord, on passe en revue chaque partie du cahier des charges, comme un détective cherchant des indices. Y a-t-il des erreurs? Des oublis? Des zones floues?
• Consultation des parties prenantes : Comme pour une recette de cuisine, on vérifie que tous les ingrédients sont là. Les besoins des utilisateurs ont-ils été pris en compte? Les contraintes sont-elles réalistes? Le projet est-il faisable côté intégrateur?
• Validation finale : On met la cerise sur le gâteau. Si toutes les parties prenantes donnent leur feu vert, le cahier des charges est validé !

Et voilà, notre cahier des charges ERP est prêt! Avec lui en main, on est sûr d'arriver à bon port, sans embûches, tout en répondant aux besoins de l'entreprise.