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Accueil » Astuces & conseils » Cahier des charges ERP : Définition et conseils de rédaction

Comment rédiger un cahier des charges ERP : Nos conseils

Article publié le 29/06/2023

Vous êtes à la recherche d'un modèle de cahier des charges ERP préconçu ? Vous cherchez à remplacer ou à intégrer un nouvel ERP au sein de votre structure ? Ici nous pensons que chaque entreprise est unique et doit adapter son cahier des charges à son activité. Si vous êtes à la recherche de conseils pour vous aider à rédiger ce document, vous avez visé juste.

Nos consultants ERP vous ont concocté ce guide pour vous aider dans cette tâche fastidieuse.

Qu'est ce qu'un cahier des charges ERP ?

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ERP, vous demandez vous ? Imaginez le comme une boussole pour votre entreprise, définissant la direction à prendre pour atteindre l'efficacité organisationnelle durant l'implémentation d'un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning).

Comme une recette détaillée, ce document essentiel formalise les attentes et exigences de votre entreprise envers l'ERP, notamment :

  • Les besoins métiers spécifiques
  • Les processus internes
  • La structure de l'entreprise (usines, filiales, boutiques, etc.)

Le cahier des charges ERP est en quelque sorte le reflet de votre entreprise dans le futur. Il soulève des questions cruciales, comme pourquoi initier un projet ERP, qui sont les principaux acteurs, quels bénéfices attendre de l'intégration d'un ERP, et bien plus encore.

Mais est-ce juste une liste d'exigences ? Pas du tout ! Ce document, qui donne un aperçu de l'entreprise et de ses enjeux, est aussi le lien entre les besoins de l'entreprise et les fonctionnalités possibles de l'outil ERP. Il fournit des informations sur les flux, les interactions entre services, et liste les fonctionnalités attendues.

Comme une boussole, il guide le fournisseur ERP, l'aidant à comprendre votre vision et à proposer une solution adaptée à vos besoins. C'est donc une base contractuelle, la fondation de toute relation entre vous, l'entreprise cliente, et l'intégrateur de solutions. En somme, il n'est pas exagéré de dire que la réussite de votre projet ERP dépend largement de la qualité de votre cahier des charges. Alors, êtes-vous prêt à créer le vôtre ?

Quel est l'intérêt de rédiger un cahier des charges ERP ?

Pourquoi est-il essentiel de rédiger un cahier des charges ERP ? Eh bien, tout comme une boussole aide un navigateur à rester sur la bonne voie, le cahier des charges guide chaque étape de votre projet ERP. Il offre une structure, évite les ambiguïtés et assure une communication fluide entre toutes les parties prenantes. Mais ce n'est pas tout ! Voici d'autres bénéfices :

  • Il recentre les discussions autour des objectifs et des fonctions recherchés, évitant ainsi les malentendus et les coûts supplémentaires.
  • Il permet de comparer de manière objective les offres des différents intégrateurs. Vous pourrez ainsi facilement évaluer leurs propositions de valeur sur un pied d'égalité.
  • Il définit clairement le périmètre du projet, qui peut ensuite être ajusté en fonction de la proposition de l'intégrateur.

Quelles sont les risques si on saute l'étape cahier des charges ?

Sauter l'étape du cahier des charges dans un projet ERP, c'est comme naviguer en mer sans carte : on risque de se perdre et d'aller à la dérive. Vous vous demandez peut-être : quels sont les écueils potentiels ? Allons y :

  • Incompréhensions et malentendus : Sans un guide clair, l'intégrateur peut mal interpréter vos besoins, entraînant des erreurs et des oublis dans la mise en œuvre.
  • Retards dans le projet : Ces malentendus peuvent nécessiter des ajustements supplémentaires, provoquant des délais dans la réalisation du projet.
  • Mauvaise adéquation des résultats : Finalement, le produit final pourrait ne pas correspondre aux attentes de votre société, ce qui se traduit par une perte de temps et un coût significatif.

En bref, faire l'impasse sur le cahier des charges est un risque que vous ne pouvez pas vous permettre de prendre. Alors, pourquoi naviguer à l'aveuglette quand vous pouvez tracer votre itinéraire avec un bon cahier des charges ERP ?

Les 6 étapes de la rédaction d'un cahier des charges ERP réussies

1. Identification des besoins de l'entreprise

C'est la première et peut-être l'étape la plus cruciale. Elle implique d'identifier et de comprendre les besoins et les attentes de l'entreprise pour le futur système ERP. Elle se décompose en plusieurs actions :

Comprendre le contexte et l'environnement de l'entreprise

Il s'agit ici de saisir la nature de l'activité de l'entreprise, ses spécificités, le secteur dans lequel elle évolue, sa taille, sa culture, ainsi que ses enjeux stratégiques.

Interview des parties prenantes

Les acteurs clés de l'entreprise doivent être consultés pour recueillir leurs points de vue et comprendre leurs problématiques. Cela peut inclure la direction, les chefs de service, le chef de projet et les utilisateurs finaux

Analyse des systèmes en place

Il s'agit de comprendre les outils, logiciels et systèmes actuellement utilisés dans l'entreprise, leurs forces, leurs faiblesses, leurs limites et les problèmes qu'ils posent.

Définition des objectifs du projet ERP

Sur la base de toutes ces informations, l'entreprise doit définir quels sont les objectifs qu'elle poursuit avec l'implémentation de l'ERP. Cela peut inclure l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, l'obtention d'une meilleure visibilité sur les activités, l'optimisation des coûts, l'amélioration de la qualité du service, etc...

2. Analyse des processus et flux existants

C'est une phase d'observation et de compréhension des différentes opérations qui se déroulent au sein de l'entreprise. Cette étape se subdivise en plusieurs actions :

Cartographie des processus actuels

Il s'agit de dresser un panorama complet des processus en place dans l'entreprise. Cette cartographie met en évidence les étapes de chaque processus, les acteurs impliqués, les outils utilisés et les interactions entre les différents processus.

Identification des flux de travail

Cette action porte sur l'analyse des flux d'information, de produits ou de services au sein de l'entreprise. Cela implique de comprendre comment les éléments circulent d'un processus à un autre, quels sont les délais, les volumes et la qualité attendue.

Analyse des points de douleur (pain points) et des goulots d'étranglement

Une fois que les processus et les flux de travail sont bien compris, l'étape suivante consiste à identifier les problèmes existants. Cela peut être des retards, des erreurs, des redondances ou toute autre inefficacité dans les processus actuels.

Identification des opportunités d'amélioration

Enfin, cette phase d'analyse vise également à identifier les opportunités d'amélioration, c'est-à-dire les points où l'ERP pourrait apporter une valeur ajoutée, comme l'automatisation de certaines tâches, la réduction des erreurs, ou l'amélioration de la traçabilité.

3. Expression détaillée des besoins

Après avoir compris les besoins de l'entreprise et analysé les processus existants, ces informations sont formalisées et exprimées en termes clairs et précis. Elle se décompose en plusieurs parties :

Liste des fonctionnalités requises

Pour chaque processus et flux identifié, nous devons définir les fonctionnalités souhaitées pour l'ERP. Cela peut inclure l'automatisation de certaines tâches, l'intégration avec d'autres systèmes, la production de rapports spécifiques, etc.

Hiérarchisation des besoins

Tous les besoins n’ont pas la même priorité pour l'entreprise. Certains seront essentiels pour le fonctionnement quotidien, tandis que d'autres pourraient être considérés comme des "plus" agréables à avoir. Nous devons donc hiérarchiser ces besoins en fonction de leur importance pour l'entreprise.

Description des utilisateurs et de leurs rôles

Pour chaque besoin identifié, il faut définir qui seront les utilisateurs du système, quels seront leurs rôles et quelles actions ils devront être capables de réaliser.

Définition des critères de réussite

Enfin, pour chaque besoin, il faut définir les critères qui permettront de mesurer si le besoin a été correctement satisfait. Ces critères de réussite peuvent inclure des éléments quantitatifs (temps de traitement réduit de x%, taux d'erreur réduit de y%, etc.) ou qualitatifs (meilleure visibilité sur le processus, meilleure satisfaction des utilisateurs, etc.).

4. Identification des contraintes

Il est crucial de comprendre les limitations qui pourraient affecter la mise en œuvre de l'ERP. Cette étape comprend plusieurs aspects:

Contraintes techniques

Cela concerne les aspects liés à l'infrastructure informatique existante de l'entreprise. Par exemple, des systèmes existants doivent ils être intégrés à l'ERP (développement spécifique) ? Quelles sont les exigences en matière de stockage de données (dans quel pays la base de données doit-elle se situer…) ? Y a-t-il des normes de sécurité à respecter ? Quel est le niveau de compétences informatiques des utilisateurs finaux ?

Contraintes budgétaires

Quel est le budget disponible pour le projet ? Ce budget doit-il couvrir uniquement l'intégration de l'ERP, ou doit-il également inclure la formation, le support, la maintenance, etc. ?

Contraintes temporelles

Quel est le calendrier prévu pour le projet ? Y a-t-il des échéances spécifiques à respecter (par exemple, une date de fin d'exercice fiscal) ?

Contraintes humaines

Combien de personnes sont disponibles pour travailler sur le projet ? Quel est leur niveau de compétences et de connaissance de l'ERP ? Quel est le niveau de résistance au changement à anticiper ?

5. Rédaction du cahier des charges ERP

Alors, nous sommes enfin arrivés à la grande étape : la rédaction du cahier des charges ERP. Vous vous demandez peut-être comment tous ces éléments préparatoires vont s'imbriquer, n'est-ce pas ? Eh bien, voyons ça ensemble.

À ce stade, toutes les informations précieuses que nous avons recueillies sont utilisées pour rédiger un cahier des charges détaillé. Ce document est un peu comme la carte au trésor de votre projet ERP. Il doit être clair, complet et servir de guide pour toute la durée du projet.

Le cahier des charges ERP va détailler les besoins et les attentes de votre entreprise, la liste des fonctionnalités requises, les contraintes techniques, budgétaires, temporelles et humaines. C'est l'aboutissement de tout le travail préparatoire.

Ce document précieux va guider votre entreprise et l'intégrateur ERP tout au long du projet. Il va garantir que le logiciel ERP sera parfaitement adapté à vos besoins et attentes, tout en respectant vos contraintes.

6. Validation du cahier des charges ERP

Alors, nous y voilà! Après ce parcours intense et fructueux, nous arrivons à l'étape finale : la validation du cahier des charges ERP. Mais qu'est-ce que cela implique?

  • Révision globale : Tout d'abord, on passe en revue chaque partie du cahier des charges, comme un détective cherchant des indices. Y a-t-il des erreurs? Des oublis? Des zones floues?
  • Consultation des parties prenantes : Comme pour une recette de cuisine, on vérifie que tous les ingrédients sont là. Les besoins des utilisateurs ont-ils été pris en compte? Les contraintes sont-elles réalistes? Le projet est-il faisable côté intégrateur?
  • Validation finale : On met la cerise sur le gâteau. Si toutes les parties prenantes donnent leur feu vert, le cahier des charges est validé !

Et voilà, notre cahier des charges ERP est prêt! Avec lui en main, on est sûr d'arriver à bon port, sans embûches, tout en répondant aux besoins de l'entreprise.

Qui se charge de rédiger le cahier des charges ERP ?

Naviguer dans l'univers de la rédaction du cahier des charges ERP peut sembler une aventure complexe. Alors, qui sont les acteurs clés de cette expédition ? Vous aurez le choix entre gérer cette étape en interne, faire sous-traiter par votre prestataire ou optez pour une solution hybride.

Vos ressources humaines

Vous avez donc choisi de naviguer en interne sur le vaste océan de la rédaction de votre cahier des charges ERP. Génial ! Mais qui sont les membres de cet équipage ?

  • Le maître d'ouvrage, c'est votre capitaine, celui qui tient le gouvernail de cette expédition.
  • L'équipe projet, ce sont les vigies, apportant leur expertise métier depuis le nid-de-pie.
  • Les représentants des services concernés, ce sont les matelots, les futurs utilisateurs de l'ERP, qui vont enrichir le voyage et repérer les courants favorables.

Et bien sûr, pour une traversée réussie, n'oublions pas notre précieux intégrateur ERP, le pilote idéal pour vous guider dans ces eaux tumultueuses. Prêts à hisser la grand-voile ensemble ?

Votre prestataire ERP

Imaginez maintenant votre intégrateur ERP comme l'amiral de la flotte. Ce vieux loup de mer, avec son expertise, saura vous guider au travers des vagues et des tempêtes vers la mise en place de l'ERP. Quelle que soit la taille de votre entreprise, sa connaissance des eaux est inestimable.

Il faut préciser qu'il ne remplace pas votre équipage, mais vient le renforcer. Imaginez vous tous, travaillant main dans la main, définissant la route, surmontant les défis et atteignant ensemble le port d'arrivée. C'est là la belle synergie que l'on cherche à créer.

Chez KREATYS, intégrateur de l'ERP Odoo nous vous proposons systématiquement de vous accompagner lors de l'étape rédaction du cahier des charges ERP. Nos consultants expérimentés se rendent dans votre entreprise pour découvrir vos processus et partager leur expertise pour cadrer le projet ERP de la meilleure façon.

Nos conseils pour rédiger un cahier des charges ERP en béton

  • Identifiez vos besoins : Consultez les collaborateurs concernés par l'intégration du nouveau logiciel ERP. Expliquez clairement le contexte et les motivations de ce projet.
  • Définissez votre budget : Évaluez toutes les dépenses liées au projet ERP et renseignez vous sur les tarifs du marché.
  • Planifiez avec agilité : Fixez un planning réaliste tout en restant flexible face aux éventuelles adaptations nécessaires.
  • Interrogez votre prestataire : Posez des questions pertinentes pour bien cerner vos enjeux et obtenir des retours d’analyse.
  • Orientez vous vers le pragmatisme : Restez à l'écoute de vos besoins concrets et évitez des demandes de fonctionnalités extravagantes.
  • Structurez votre document : Que ce soit sur Excel ou Word, organisez votre cahier des charges par thématiques et fonctionnalités.

Les erreurs à éviter pour réussir la création de votre cahier des charges :

  • Être trop généraliste : Évitez de rester superficiel dans la présentation de votre entreprise mais aussi de vous perdre dans des détails inutiles. détaillée de manière précise la gestion des processus de l'entreprise.
  • Ignorer l'implication des collaborateurs : N'oubliez pas d'impliquer les collaborateurs concernés par l'intégration du logiciel ERP.
  • Résister au changement : Le cahier des charges n'est pas immuable, soyez ouvert aux modifications nécessaires.
  • Poser des questions vagues ou subjectives : Évitez des questions imprécises ou qui appellent une réponse subjective.
  • Accepter des réponses floues : Exigez de l'éditeur des réponses précises et détaillées.
Photo profil Jérôme Malandrino

Auteur de l'article :
Jérôme MALANDRINO, dirigeant & fondateur de KREATYS

Passionné de technologies numériques depuis mon enfance et fort de plus de 25 ans d’expertise dans le domaine. Je travaille sur diverses plateformes telles que les logiciels sur mesure, les systèmes ERP et CRM, ainsi que les applications web et mobiles. J’ai acquis une vaste connaissance qui s’étend à divers secteurs tels que l’industrie, la santé et les services. En 2000, j’ai fondé KREATYS, avec pour mission d’aider les PME et les startups à naviguer dans le monde numérique. Chez KREATYS, nous sommes intégrateur de l’ERP Odoo et fier de l'être.

Ma vision est de soutenir un internet libre, éthique et universel, et d’encourager mes équipes à développer des solutions innovantes et indépendantes.

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